SOOPAn logoSOOPA ry, Oulun yliopiston partiolippukunta

SOOPAn vaellusten järjestämisohjeet

Ajatus näiden ohjeiden kirjoittamiseen on tallentaa sitä järjestämiskokemusta, mitä aikaisemmista vaelluksista on jäänyt järjestäjille. Näin ei uusien järjestäjien tarvitsisi uudestaan kehittää tätä prosessia. Allekirjoittanutkin tuli todenneeksi järjestettyään ensimmäisen kaamosvaelluksen Saariselälle, että vaelluksessa on paljon pikku tekijöitä, joita pitää säätää. Työmäärää ei ole kuitenkaan hirmuinen, kun aloittaa valmistelut ajoissa ja on ihmisiä jakamassa työtä. Silloin voi tehdä rauhassa ryhmän ideoihin ja ajatuksiin pohjautuvan hauskan reissun isolle porulle.

Ohjeet eivät ole tarkoitettu lakikirjaksi vaan avuksi hyvän vaellusreissun luomiseen. Ehkä olisikin aluksi hyvä hahmotella itsensä tai ryhmän kanssa, minkälainen reissu voisi olla. Sen jälkeen käydä ohjeet läpi ja huomata mitä asioita työ vielä vaatii. Ohjeet perustuvat kuitenkin hiellä saatuun kokemukseen ja palautteeseen, jota on saatu vaeltajilta. Ennen kaikkea tarkoitus olisi tehdä itselle ja muille reissu, joka tuottaa hyviä muistoja, opettavaisia hetkiä ja mahdollisuuden tutustua uusiin ihmisiin.

Sisällysluettelo:

Yleistä
Suuntaa antava aikataulu

Tehtävät ennen vaellusta
1. 1. Ajankohdasta päättäminen
1. 2. Mainostaminen
1. 3. Vaellusinfo
1. 4. Ilmoittautuminen
1. 5. Vaelluskokous
1. 6. Vaellusmaksut
1. 7. Kartat
1. 8. Linja-auto
1. 9. Reittisuunnitelma
1.10. Peseytyminen
1.11. Loppuruokailu
1.12. Makuupussin testaus -yö
1.13. Varusteiden lainaaminen
1.14. Kronikat

Tehtävät vaelluksen aikana
2.1. Menomatkalla:
2.2. Vaelluksella:
2.3. Paluumatkalla:

Tehtävät vaelluksen jälkeen
3.1. Vaelluspalautteen läpikäynti.
3.2. Tämän ohjeen paivittäminen tarvittaessa.
3.3. Seuraavan vaelluksen suunnittelu käyntiin.


Yleistä

Ohjeet vaelluksen järjestämistä varten.

Suuntaa antava aikataulu

viikkoa vaellukseen | tehtävä

  • mainostaminen, julisteet + sähköpostit ja tapahtuma nettisivulle
  • 12 ilmoittautuminen alkaa
  • 8 vaellusinfo
  • linja-autotarjoukset
  • loppuruokailutarjoukset
  • loppusaunatarjoukset
  • palautelomakkeen vlamistelu
  • INFOKOKOUS VAELLUKSESTA KIINNOSTUNEILLE ALOITTELIJOILLE
  • makuupussin testaus -yö
  • 4 ilmoittautuminen päättyy
  • ryhmäjaot
  • 3 vaelluskokous
  • karttakopiot
  • kronikoiden hankinta
  • 0 vaellus

Tehtävät ennen vaellusta

  1. Ajankohdasta päättäminen
    • Ajankohdasta voidaan äänestää.
    • Ajankohta olisi hyvä päättää 3-4 kuukautta ennen varsinaista vaellusta.
    • Ilmoittautuminen vaellukselle olisi hyvä alkaa pian ajankohdan ja paikan selvittyä
  2. Mainostaminen
    1. Yleistä
      • Mainostaminen alkaa ilmoittautumisajan alkaessa.
      • Mainostaminen sekä suomeksi että englanniksi.
      • Mainoksessa pitää tulla ilmi seuraavat asiat:
        • alue (kohde/määränpää)
        • aika
        • arvioitu hinta
        • ilmoittautumisaika
        • järjestäjä
        • linkki lisätietoihin
      • Sähköpostilistat
        • soopa@lists.oulu.fi,
          liikunta@oyy.fi,
          harraste@oyy.fi,
          exchange@lists.oulu.fi,
          npartio-jasen@listmail.tut.fi,
          teepakki-jas@list.ayy.fi,
          hyde-lista@helsinki.fi,
          jopary@lists.jyu.fi,
          vyyscouts-l@lists.uwasa.fi,
          partiokilta@lists.utu.fi,
          karsu@karsu.fi,
          lapinkavijat.owla@gmail.com
    2. Julisteet
      • Julisteet tulee olla tehtynä ilmoittautumisajan alkaessa.
      • Julisteet jaetaan ainakin pitkin yliopistoa oleville ilmoitustauluille.
      • Muista lääkis ja arkkarit keskustassa
      • Julisteet kerätään pois (kahden)viikon kuluessa ilmoittautumisajan päätyttyä.
  3. Vaellusinfo
    • Vaellusinfo on tarkoitettu aloitteleville vaeltajille.
    • Infossa annettaan tietoa vaeltamisesta ja vaelluskohteesta.
    • Kerrotaan alueella olevien autiotupien määrä, alueen erityisolot ym.
    • Voidaan käydä läpi teltan pystyttäminen tarpeen vaatiessa.
    • Infossa käydään läpi vaelluksella tarvittavat varusteet.
  4. Ilmoittautuminen
    1. Imoittaumisaika
      • Ilmoittautuminen vaellukselle alkaa mieluiten kolme kuukautta ennen vaellusta ja päättyy kuukautta ennen vaelluksen alkua.
    2. Ilmoittautumislomake
      • Lomakkeeseen seuraavat kohdat ryhmien jakoa helpottamaan:
        • Kenen kanssa haluaa vaeltaa.
        • Kuvaus, minkälaisen vaelluksen haluaa tehdä
        • Lomalaiset, reippaat, rämemmät reippaat ja rämät
        • ( tämä kohta nykyään poistettuna )
        • Kuinka kovaa, kuinka kauan
        • Päivämatka tunteina, ei kilometreinä.
        • Kuinka paljon leiripäiviä
        • Kuinka paljon huiputuksia
        • Aktiviteetit reissussa (kalastus, valokuvaus, tunturien huiputus).
        • Kerro vaelluskokemuksestasi, hiihtotaidostasi ja fyysisestä kunnosta
      • Kaamosvaelluksen ja pääsiäisvaelluksen ilmouttautumislomakkeeseen kohta, ottaako ahkion.
    3. Ryhmäjaot
      • Ryhmäjaot ovat tärkeitä ryhmien matkan onnistumisen kannalta. Tarkoitus olisi saada samantyyppisiä vaeltajia samaan ryhmään ja riittävän kokenut johtaja vetämään porukkaa. Ryhmäkoko on yleensä 4-6 henkeä.
      • Ensimmäisenä katsotaan, ketkä haluavat vaeltaa tiettyjen ihmisten kanssa.
      • Etukäteensovitut ryhmät kannattaa erottaa muusta porukasta ensimmäisenä, koska heillä on varmasti jo pitkälle vietyjä ajatuksia vaelluksesta.
      • Toisena aletaan jaotella ihmisiä sen mukaan minkälaisen reissun he haluaisivat tehdä. Karkea jako on lomalaiset, reippaat ja rämät eli pistetään samaan porukkaan esim. paljon hiihtoa haluavat vaeltajat.
      • Kolmantena tekijänä tarkistetaan, että vaeltajan fyysinen kunto, hiihtotaito ja vaelluskokemus on suunnilleen riittävä kyseiseen ryhmään.
      • On ikävää talvivaelluksella muulle ryhmälle, jos esim. ryhmän yksi vaeltaja ei osaa hiihtää lähellekkään niin hyvin kuin ryhmän meno vaatisi.
      • Koostettaessa ryhmää enimmäkseen toisilleen tuntemattomista ihmisistä, 6 hengen porukka on hyvä. Isommassa porukassa todennäköisemmin jokainen löytää juttukaverin itselleen ja on enemmän erilaisia ihmisiä johon tutustua.
      • Jokaisessa porukassa pitäisi olla kokenut ryhmänjohtaja. Tämä on tärkeää ryhmissä, joissa on aloittelevia vaeltajia.
      • HUOM. Soopan vaellukset tulisi olla turvallinen tie pitemmille vaelluksille.
  5. Vaelluskokous
    1. Kokouksen ajankohta
      • Vaelluskokous olisi hyvä järjestää kahden viikon kuluttua ilmouttautumisajan päättymisestä. Ryhmäjaot tulee olla tiedossa ennen vaelluskokousta.
      • Esimerkikki:
        Ilmoittaumisaika päättyy viikolla x.
        Ryhmäjaot vaeltajien tietoon muutaman päivän sisällä.
        Vaelluskokous järjestään viikon x+1 loppupuolella.
    2. Kokouksen tarkoitus
      • Vaelluskokouksessa ryhmäläisten on mahdollista tutustua toisiinsa.
      • Ryhmät päättävät viimeistään vaelluskokouksessa vapaavalintaisen reitin, jonka aikovat kulkea.
  6. Vaellusmaksut
    • Maksuille viimeinen maksupäivä (kaksi)viikkoa ennen vaellusta.
  7. Kartat
    1. Karttojen kopiointi
      • Vaelluskokouksessa ryhmät päättävät reittinsä. Kartat kopioidaan reittien perusteella, jokaiselle (/jokatoiselle?) ryhmän jäsenelle.
  8. Linja-auto
    1. Yleistä
      • Rinkat / ahkiot järjestetään jättöpaikan mukaan (ei sikinsokin mitensattuu) sekä menomatkalla että paluumatkalla.
      • Oulussa tullen mennen kyytiläisiä on hyvä ottaa mukaan Linja-autoasema, Tuira ja Linnanmaa.
      • Hinta riippuu matkan pituudesta sekä kohteesta.
      • Linja-autoyhtiöitä
        • Matka-make
        • ?
    2. Tarjousten lähettäminen
      • Tilaa bussi ajoissa. Ota yhteys bussiyhtiöihin viimeistään ilmoittautumisajan loputtua. [Mielellään (pari) kuukautta ennen.]
    3. Tarjouksen hyväksyminen
      • Tarjous kannattaa hyväksyä viimeistään muutaman päivän sisällä ilmoittautumisajan loputtua, jolloin osallistujamäärä on selvillä.
  9. Reittisuunnitelma
    • Ryhmien pitää kertoa järjestäjille reittisuunnitelmansa. Erityisesti jättö- ja hakupaikat ovat tärkeitä tietoja järjestäjille.
  10. Peseytyminen
    • Loppupeseytyminen mahdollisuuksien mukaan uimahallissa.
    • Yleensä uimahallissa isot peseytymistilat ja riittävän hyvät kiukaat.
    • Varmista saunan koko, jos käytetään hotellin saunatiloja. Kaikkien tulisi mahtua saunaan yhtäaikaa; väh. 10 – 20.
    • Paikkoja:
      • Kaamos 2014, Harriniva, käytössä kaksi saunaa ja avanto
      • Syys 2013, Vasatokka, käytössä rantasaunan kaksi puolta ja sisäsauna
      • Paas 2011, Jällivaara uimahalli
      • Kaamos 2011, Sodankylän JPr, Siilashalli (tiedustele liikuntaupseerilta)
      • (Syysvaellus 2010?) Kunnan uimahalli
  11. Loppuruokailu
    • Seisovapöytä eli buffet, jolloin saa kylläisen vatsan sekä hyvän mielen.
    • Pyydä tarjous hyvissä ajoin. Mielellään pari kuukautta ennen.
    • Hintahaarukka vaihtelee 10-20 euroa/henkilö. Riippuu kohteesta ja tilanteesta.
    • esim.
      • Kaamos 2014, Harriniva, ihan hyvä lounas, kasvisversio oli (pieninä) annoksina
      • Syys 2013, Vasatokka, ihan hyvä lounas
      • Paas 2011 Jällivaara [lisää ruokailupaikan nimi]
      • Kaamos 2011 Sodankylän Karhu-hotelli, hyvä lounas
      • Syysvaellus 2010 Vindellfjällen, hotelli Tärnäbyyssä, ihan hyvä lounas
    • HUOM. Jos haluatte saada kasvissyöjät tyytyväisiksi, määritelkää kasvisannosta, koska kasvisruoka on vielä valitettavasti outo juttu monelle keittiölle.
    • Kysykää kasvissyöjiltä, mikä on hyvää kasvisruokaa, jos ette itse tiedä.
    • On hyvä, jos kasvissyöjiä merkataan useampi varaukseen. Silloin keittiö mieluummin panostaa kasvisruokaankin.
  12. Makuupussin testaus -yö
    • Järjestetään telttayö, jossa halukkaat pääsevät testaamaan yöpymisvarusteitaan.
    • Vaellusinfon jälkeen ennen ilmoittaumisajan loppumista.
  13. Varusteiden lainaaminen
    • Muista pyytää kuittaus varusteita lainattaessa.
    • Muista pyytää lainatut varusteet takaisin.
  14. Kronikat
    • Kronikat ovat vaelluspäiväkirjaa varten. Yksi jokaiselle ryhmälle.
    • Kronikkaan järjestäjien puhelinnumerot, paluu bussin kuskin numero.
    • Myös ryhmänjohtajien puhelinnumerot.
    • Paluupäivän aikataulu. Muut ohjeet tarvittavat ohjeet.
    • esimerkiksi:
      • Haku kello a paikasta b
      • Haku kello c paikasta d
      • peseytyminen kello e paikassa f
      • syöminen kello g paikassa h
      • paluu ouluun kello i (jos tiedossa)

Tehtävät vaelluksen aikana

  1. Menomatkalla:
    • Jaa kronikkavihkot ja kerro niiden tarkoitus.
    • Kronikkavihkoihin järjestäjien numerot, kuskinnumero, toisten ryhmänjohtajien numerot (tai henkilön jolla on mukana puhelin, jossa akku kestää yli paripäivää).
    • Järjestäjien ja ryhmien esittäytyminen hetimmiten lähdön jälkeen.
    • Ryhmät kertovat reittinsä esittäytymisen yhteydessä.
    • Järjestäjien, ryhmänjohtajien, kuskin[, linja-autoyhtiön] puhelinnumerot.
    • Varmista että kyytiinnousupaikat ovat selkeästi ryhmien tiedossa.
    • Varmista jättöpaikat. Herätä ryhmät.
  2. Vaelluksella
    • Kaiken kaikkiaan järjestäjille: PITÄKÄÄ HAUSKAA.
  3. Paluumatkalla:
    • Ryhmien tulee ilmoittaa sekä kuskille että järjestäjille nousupaikkansa, vaikka reittisuunnitelma ei muuttuisikaan.
    • Viimeisten ryhmien noustua kyyttiin, kerro loppuaikataulu.
    • Peseytymisaika, ruokailuaika.
    • esimerkiksi.
      • peseytymispaikasta takaisin linja-autoon kello x, syöminen hetkellä y.
      • Ryhmät kertovat esim. noloimman asian vaellukselta.
      • Kertovat vaelluksestaan. Loppuraportti vaelluksesta.
      • Kilpailuja? Linja-autossa vai vaelluksenaikana?
      • Laulun sanoittamainen, runojen veisuu, valokuvauskilpailu
      • Mainosta huokausteniltaa. Seuraavan vaelluksen ajankohta.
      • Palautteen kerääminen.
      • Paas 2011, runon sanoittaminen annetuista sanoista.

Tehtävät vaelluksen jälkeen

  1. Vaelluspalautteen läpikäynti.
  2. Tämän ohjeen paivittäminen tarvittaessa.
  3. Seuraavan vaelluksen suunnittelu käyntiin.

Ohjetta työstivät:
Petteri Honkanen
Jarmo Kujala

Oulu Helmikuu 2011

Päivittänyt:
Antti Yrjölä, 1/2014